Privacyverklaring
# PRIVACYVERKLARING
## ESO – Emma Support Office
*Versie:* 1.0
*Datum:* 26 augustus 2026
ESO – Emma Support Office hecht waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dit doen, hoe wij hiermee omgaan en welke rechten u heeft.
Deze privacyverklaring is van toepassing op persoonsgegevens die ESO zelf verwerkt, bijvoorbeeld wanneer u contact met ons opneemt, onze website bezoekt, klant of zakelijke relatie van ons bent of op een andere manier contact met ons heeft.
Wanneer ESO persoonsgegevens uitsluitend namens een opdrachtgever verwerkt, geldt daarnaast de verwerkersovereenkomst tussen ESO en die opdrachtgever.
## 1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?
ESO – Emma Support Office is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
*Bedrijfsnaam:* ESO – Emma Support Office
*Adres:* Plantsoensingel Zuid 6C
*Postcode en plaats:* 7041 ZE 's-Heerenberg
*KVK-nummer:* 42138189
*E-mailadres:* info@emmasupportoffice.nl
*Website:* www.emmssupportoffice.nl
ESO is gevestigd in Nederland.
## 2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van uw relatie met ESO kunnen wij onder andere de volgende gegevens verwerken:
* voor- en achternaam;
* bedrijfsnaam;
* functie;
* zakelijk adres;
* e-mailadres;
* telefoonnummer;
* factuurgegevens;
* betaalgegevens;
* gegevens die u zelf aan ons verstrekt;
* correspondentie tussen u en ESO;
* gegevens over gemaakte afspraken;
* gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van onze dienstverlening;
* technische gegevens over het gebruik van onze website.
Wij verwerken niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het betreffende doel.
## 3. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?
ESO kan persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:
### Uitvoering van overeenkomsten
Wij verwerken persoonsgegevens om:
* offertes op te stellen;
* opdrachten uit te voeren;
* met opdrachtgevers te communiceren;
* afspraken te plannen;
* facturen te versturen;
* betalingen te verwerken;
* onze dienstverlening administratief af te handelen.
### Contact
Wanneer u contact met ons opneemt, gebruiken wij uw gegevens om uw vraag of verzoek te behandelen en daarop te reageren.
### Relatiebeheer
Wij kunnen zakelijke contactgegevens gebruiken om contact te onderhouden met bestaande opdrachtgevers en zakelijke relaties.
### Wettelijke verplichtingen
Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld voor onze administratie, fiscale verplichtingen of het voldoen aan wettelijke verzoeken.
### Website
Wanneer u onze website bezoekt, kunnen technische gegevens worden verwerkt om de website goed en veilig te laten functioneren.
## 4. Op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.
Afhankelijk van de situatie kan dit zijn:
* uitvoering van een overeenkomst;
* het voldoen aan een wettelijke verplichting;
* een gerechtvaardigd belang;
* toestemming, indien deze wettelijk vereist is.
Indien verwerking plaatsvindt op basis van toestemming, kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken.
## 5. Zakelijke dienstverlening en verwerking namens klanten
ESO kan als virtual assistant/support office persoonsgegevens verwerken namens haar zakelijke opdrachtgevers.
In dat geval bepaalt de opdrachtgever het doel en de middelen van de verwerking en treedt ESO op als verwerker.
Voor dergelijke verwerkingen is een afzonderlijke verwerkersovereenkomst van toepassing.
ESO gebruikt persoonsgegevens die zij uitsluitend namens een opdrachtgever verwerkt niet voor eigen commerciële doeleinden, tenzij daarvoor een afzonderlijke rechtsgeldige grondslag bestaat.
## 6. Delen van persoonsgegevens
ESO verstrekt persoonsgegevens uitsluitend aan derden wanneer dit noodzakelijk is voor:
* het uitvoeren van een overeenkomst;
* het leveren van onze dienstverlening;
* het voldoen aan een wettelijke verplichting;
* het beveiligen van onze systemen;
* het gebruik van noodzakelijke software- en IT-diensten.
Wanneer een derde persoonsgegevens namens ESO verwerkt, maken wij waar nodig passende afspraken over gegevensbescherming.
ESO verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.
## 7. Softwareleveranciers en cloudoplossingen
Voor onze werkzaamheden kunnen wij gebruikmaken van externe software- en clouddiensten, bijvoorbeeld voor:
* e-mail;
* agenda;
* documentopslag;
* administratie;
* CRM;
* projectmanagement;
* communicatie;
* videoconferenties;
* facturatie.
Indien dergelijke leveranciers persoonsgegevens verwerken namens ESO, selecteert ESO deze partijen zorgvuldig en maakt zij waar nodig afspraken over gegevensbescherming.
Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgt ESO voor een rechtmatige doorgifte overeenkomstig de AVG.
## 8. Bewaartermijnen
ESO bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld.
Sommige gegevens moeten langer worden bewaard vanwege wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld fiscale administratie.
Wanneer geen wettelijke bewaarplicht bestaat, worden persoonsgegevens verwijderd wanneer deze niet langer noodzakelijk zijn.
De exacte bewaartermijn kan per verwerking verschillen.
## 9. Beveiliging
ESO neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.
Afhankelijk van de situatie kunnen deze maatregelen bestaan uit:
* sterke wachtwoorden;
* tweefactorauthenticatie;
* beperkte toegangsrechten;
* actuele software;
* beveiligde cloudomgevingen;
* beveiligde verbindingen;
* back-ups;
* beveiliging van apparaten;
* geheimhoudingsverplichtingen.
ESO verstrekt geen gedetailleerde beveiligingsinformatie wanneer openbaarmaking daarvan de beveiliging van systemen zou kunnen verzwakken.
## 10. Datalekken
ESO heeft procedures voor het herkennen, beoordelen en afhandelen van datalekken.
Wanneer een datalek plaatsvindt waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, beoordeelt ESO welke maatregelen noodzakelijk zijn en welke meldingen wettelijk verplicht zijn.
Wanneer ESO persoonsgegevens namens een opdrachtgever verwerkt, informeert ESO de betreffende opdrachtgever zonder onredelijke vertraging overeenkomstig de gemaakte verwerkersafspraken.
## 11. Uw privacyrechten
Wanneer ESO uw persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke verwerkt, heeft u onder voorwaarden de volgende rechten:
* het recht op inzage;
* het recht op correctie;
* het recht op verwijdering;
* het recht op beperking van de verwerking;
* het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
* het recht op overdraagbaarheid van gegevens wanneer dit van toepassing is;
* het recht om toestemming in te trekken wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd.
Een verzoek kan worden ingediend via:
*E-mail:* info@emmasupportoffice.nl
Om misbruik te voorkomen, kan ESO bij een verzoek aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren.
ESO reageert in beginsel binnen de wettelijke termijn.
## 12. Klachten
Heeft u een klacht over de manier waarop ESO met uw persoonsgegevens omgaat, dan kunt u eerst contact met ons opnemen via:
*E-mail:* info@emmasupportoffice.nl
U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
## 13. Cookies
Onze website kan gebruikmaken van cookies.
Cookies kunnen noodzakelijk zijn voor het functioneren van de website. Daarnaast kunnen, afhankelijk van de gebruikte diensten, analytische of andere cookies worden gebruikt.
Niet-noodzakelijke cookies worden alleen geplaatst wanneer daarvoor de vereiste toestemming is verkregen.
Wanneer toestemming voor cookies wordt gevraagd, wordt duidelijk uitgelegd welke cookies worden gebruikt en voor welke doeleinden.
U kunt uw cookievoorkeuren aanpassen via de cookie-instellingen op onze website.
Wanneer ESO trackingcookies gebruikt, wordt toestemming vooraf gevraagd en moet deze toestemming ook weer eenvoudig kunnen worden ingetrokken. De Autoriteit Persoonsgegevens benadrukt dat intrekken van toestemming even eenvoudig moet zijn als het geven ervan.
## 14. Wijzigingen
ESO kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer haar dienstverlening, de gebruikte systemen of de toepasselijke wetgeving verandert.
De meest recente versie wordt gepubliceerd op onze website.
## 15. Contact
Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen met:
*ESO – Emma Support Office*
*Laatste wijziging:* 1 november 2026